○草加八潮消防組合特定個人情報取扱規程
平成30年4月1日
訓令第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第8号に規定する特定個人情報の適正な取扱いの確保に関して必要な事項を定めるものとする。
(令5訓令1・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)第2条の定めるところによる。
(令5訓令1・一部改正)
(個人番号を取り扱う事務の範囲)
第3条 組合が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次の表のとおりとする。
職員(扶養家族を含む)に係る個人番号関係事務 | 源泉徴収関連事務等 |
扶養控除等(異動)申告書及び給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書の取扱い事務等 | |
給与支払報告書及び給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出報告書作成事務等 | |
退職所得の受給に関する申告書の取扱い事務等 | |
雇用保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務、並びに雇用継続給付に係る賃金月額証明書作成及び支給申請事務等 | |
地方公務員災害補償法に基づく保険給付請求に係る事務等 | |
健康保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務等 | |
厚生年金保険法に関する資格取得、資格喪失、給付等に係る届出事務等 | |
地方公務員等共済組合法に関する届出事務等 | |
児童手当法に関する給付等に係る事務等 | |
職員の被扶養配偶者に係る個人番号関係事務 | 国民年金第3号被保険者に係る届出事務等 |
職員以外の個人に係る個人番号関係事務 | 報酬・料金等の支払調書作成事務等 |
不動産の使用料等の支払調書作成事務等 | |
その他上記の事務に関連する事務 | |
(取り扱う特定個人情報等の範囲)
第4条 前条の規定に基づき、組合が個人番号を取り扱う事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、次のとおりとする。
(1) 職員の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、賃金額
(2) 職員の扶養家族の氏名、生年月日、性別、続柄、住所、収入額
(3) 職員の被扶養配偶者の基礎年金番号
(4) その他、前条に定める事務を行うために必要とされる特定個人情報
第2章 安全管理措置等
第1節 組織的・人的安全管理措置
(組織体制)
第5条 特定個人情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)を1人置き、総務課長をもって充てる。
2 特定個人情報事務取扱責任者(以下「事務取扱責任者」という。)を1人置き、総務課職員係長をもって充てる。
3 特定個人情報事務取扱担当者(以下「事務取扱担当者」という。)は、総務課職員係のうち給与・厚生事務に従事する職員をもって充てる。
4 前各項に掲げる者以外で、各所属において個人番号が記載された書類等を受領する職員を特定個人情報受付事務担当者(以下「受付事務担当者」という。)とする。
(令5訓令1・一部改正)
(管理責任者の責務)
第6条 管理責任者は、この訓令に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。
2 管理責任者は、次の業務を所管する。
(1) 委託先の選定基準の承認及び周知
(2) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画
(3) その他組合全体における特定個人情報の安全管理に関すること
(4) 特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の管理
(5) 取扱区域の設定
(6) 特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理
(7) 特定個人情報の取扱状況の把握
(8) 委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督
(9) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の実施
(10) その他組合における特定個人情報の安全管理に関すること。
(事務取扱責任者の責務)
第7条 事務取扱責任者は、特定個人情報がこの訓令に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
(事務取扱担当者等の責務)
第8条 事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする
3 受付事務担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は遅滞なくその書類を事務取扱担当者に受け渡すこととし、自らの手元に当該書類を残してはならない。
(1) 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況
(2) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
(3) 書類・媒体等の持出しの記録
(4) 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
(5) 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
(6) 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録
(特定個人情報ファイルの取扱状況の確認手段)
第10条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳(様式第2号)に次の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(2) 責任者、取扱部署
(3) 利用目的
(4) 削除・廃棄状況
(5) アクセス権を有する者
(情報漏えい事案等への対応)
第11条 事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故(以下「漏えい事案等」という。)が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき適切に対処するものとする。
2 事務取扱責任者は、管理責任者と連携して漏えい事案等に対応する。
3 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を管理責任者に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。
4 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、国の個人情報保護委員会に対して必要な報告を速やかに行う。
5 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。
6 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。
(特定個人情報等の取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し)
第12条 事務取扱責任者は、年1回以上及び必要に応じて特定個人情報等の取扱状況について、自ら行う点検又は他部署等による監査を実施する。
2 事務取扱責任者は、前項に定める点検等の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。
第2節 物理的安全管理措置
(特定個人情報等を取り扱う区域の管理)
第13条 特定個人情報等を取り扱う区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、可能な限り壁又は間仕切り等を設置したり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫する等必要な措置を講じる。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第14条 組合は、取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の措置を講じる。
(1) 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
(2) 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)
第15条 組合は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、以下に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を取扱区域の外へ移動させることをいい、事務所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意しなければならない。
(1) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合
(2) 行政機関等への届書の提出等、本組合が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
2 前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、以下の安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に届書をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
(1) 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法
ア 持出しデータの暗号化又はパスワードによる保護
イ 通信経路が暗号化されたファイル交換システムの使用
ウ 施錠できる搬送容器の使用
エ 追跡可能な移送手段の利用
(2) 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法
封かん、目隠しシールの貼付(各所属の受付事務担当者から事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された書類等を移送する場合を含む。)
(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)
第16条 特定個人情報等の削除・廃棄段階における記録媒体等の管理は、以下のとおりとする。
(1) 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断をし、当組合又は外部の焼却場等での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
(4) 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する書類等の法定保存期間経過後の最初の3月31日に個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。
(5) 個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後の最初の3月31日に廃棄をするものとする。
2 事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱所属、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。
第3節 技術的安全管理措置
(情報システムへのアクセス制御)
第17条 特定個人情報等を取り扱う情報システムへのアクセス制御の方法は、以下のとおりとする。
(1) 個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
(2) 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。
(3) ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
(アクセス者の識別と認証)
第18条 特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーID、パスワード、磁気・ICカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。
(外部からの不正アクセス等の防止)
第19条 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する方法は、以下のとおりとする。
(1) 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
(2) 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入する。
(3) 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。
(4) 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
(5) ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。
(情報漏えい等の防止)
第20条 組合は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するために、通信経路が暗号化されたファイル交換システムを利用する。
2 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、データの暗号化又はパスワードによる保護を行うものとする。
(その他の情報セキュリティ対策)
第21条 情報セキュリティ対策については、この訓令に規定するもののほか、草加八潮消防組合情報セキュリティ対策基準の例による。
第3章 取得、収集制限
(特定個人情報の適正な取得)
第22条 組合が特定個人情報を取得するにあたっては、適法かつ公正な手段によって行うものとする。
(特定個人情報の利用目的)
第23条 組合が職員又は第三者から取得する特定個人情報は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務を行うために利用する。
(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)
第24条 組合は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表するものとする。なお、職員から特定個人情報を取得する場合には、利用目的を記載した書類の提示等の方法による。
2 組合は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
(個人番号の提供の要求)
第25条 組合は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
2 職員又は第三者が、組合からの個人番号の提供の要求又は第28条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。
(個人番号の提供を求める時期)
第26条 組合は、第3条に定める事務を処理するために必要があるときに、職員又は第三者に対して個人番号の提供を求めるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、組合は、職員と雇用契約等を締結した時点等、当該事務の発生が予想できたときに個人番号の提供を求めることができるものとする。
(特定個人情報の収集制限)
第27条 組合は、第3条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、職員又は第三者から特定個人情報を収集しないものとする。
(本人確認)
第28条 組合は、職員又は第三者に個人番号の提供を求めるにあたっては、以下のいずれかの書類の提示をもって個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。
(1) 個人番号カード
(2) 通知カード及び写真付身分証明書等
(3) 個人番号が記載された住民票記載事項証明書及び写真付身分証明書等
2 代理人から個人番号の提供を受ける場合については、以下の書類の提示をもって、代理権の確認、当該代理人の身元確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
(1) 委任状(任意代理人の場合)又は戸籍謄本(法定代理人の場合)
(2) 代理人の個人番号カード又は写真付身分証明書等
(3) 本人の個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票記載事項証明書のいずれか
第4章 利用
(個人番号の利用制限)
第29条 組合は、第23条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。
2 組合は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意がある場合、又は本人の同意を得ることが困難である場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第30条 組合が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を行うために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第5章 保管
(特定個人情報の正確性の確保)
第31条 事務取扱担当者は、第23条に掲げる利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
(保有個人データに関する事項の公表等)
第32条 組合は、個人情報保護法第32条第1項に基づき、特定個人情報に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。
(令5訓令1・一部改正)
(特定個人情報の保管制限)
第33条 組合は、第3条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、特定個人情報を保管しないものとする。
2 組合は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく届書を作成するシステム内においても特定個人情報を保管することができる。
3 組合は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写しや組合が行政機関等に提出する届書の控えや当該届書を作成する上で組合が受領する個人番号が記載された書類を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
第6章 提供
(特定個人情報の提供制限)
第34条 組合は、以下のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供しないものとする。
(1) 第3条に定める事務を行うために必要があるとき
(2) 特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部を委託するとき
(3) 合併その他の事由による事業の承継が行われたとき
(4) 特定個人情報保護委員会から提供の求めがあったとき
(5) 公益上の必要があるとき
(6) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき
(第三者提供の停止)
第35条 前条の定めに反して特定個人情報が違法に第三者に提供されているという理由により、組合が本人から第三者への当該特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく当該特定個人情報の第三者への提供を停止するものとする。
第7章 開示、訂正、利用停止等
(特定個人情報の開示)
第36条 組合は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
2 組合は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
(保有個人情報の訂正等)
第37条 組合は、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずるものとする。
(保有個人情報の利用停止等)
第38条 組合は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報が、法令に反して取得された場合等の理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、本条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等を行うものとする。
2 前項にかかわらず、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
第8章 削除・廃棄
(特定個人情報の削除・廃棄)
第39条 組合は、第3条に規定する事務を行う必要がある範囲に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を最初の3月31日までに削除又は廃棄するものとする。
第9章 委託の取扱い
(委託先の監督)
第40条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき組合自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に特定個人情報等の特記事項を定めるなどし、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な措置を講じるものとする。
3 組合が、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先が取り扱う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。この場合において、番号法に基づき組合自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する
