2　消防長は、文書等の管理事務を適正かつ円滑に処理するため、課長に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

3　課長は、当該課における文書等の管理事務を統括する。

4　文書等の管理事務の指導、改善等を図るため、課に文書取扱主任を置く。

5　文書取扱主任は、庶務担当の係長又は課長が指定する者をもって充てる。

6　文書取扱主任は、上司の命を受け、当該課における次に掲げる事務を行うものとする。

7　文書取扱主任は、前項第3号の審査に当たっては、第11条、第12条及び第14条第2項に規定する事項について審査を行い、起案者に対し必要な指示をすることができる。

2　文書番号を付す場合は、文書番号簿に記録するものとする。

2　総務課において受領した文書等は、原則として開封しないで主管課に配布する。ただし、書留郵便物にあっては、封筒の余白に受領印を押印するとともに、書留郵便物受領簿に所要事項を記載し、主管課に配布する。

3　前項ただし書の規定により受領した郵便物のうち、受領の時刻が権利の得喪又は変更に関係があると認められるときは、その時刻を当該封筒の余白及び書留郵便物受領簿の備考欄に記載しなければならない。

4　2以上の課に関係のある文書等は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

5　勤務を要しない時間に組合事務所に到達した文書等の取扱いについては、消防署において受領し、総務課に引き継ぐものとする。

2　前項の規定により収受した文書等のうち、収受の時刻が権利の得喪又は変更に関係があると認められるときは、その時刻を当該文書等の余白に記載しなければならない。

3　第1項の規定により収受した文書等のうち、必要があると認められるものについては、文書番号簿に所要事項を記入するものとする。

4　前項の規定にかかわらず、課の個別事務で特定の台帳、受付簿等を用いることが適当であると認められるものは、当該課長が定める台帳、受付簿等を用いることができる。

2　前項の規定により受領した電子文書は、速やかにその内容を出力し、紙に記録するものとする。ただし、受信した電子文書の内容等により、紙による処理の必要がないと課長が認めるときは、この限りでない。

3　前項の規定により出力された電子文書の内容が記録された紙は、第8条又は前条の規定により配布され、又は到達した文書等とみなし、それぞれの規定による文書等の処理を行うものとする。

4　電子文書の通信回線等を利用した受領等について必要なことは、別に定める。

2　起案をする場合において、必要があると認められるときは、文書番号簿に所要事項を記入し、起案文書には記号及び文書番号を付すものとする。

3　前項の規定にかかわらず、第9条第4項の規定により特別の台帳、受付簿等を用いた事務に係る起案文書については、当該台帳、受付簿等に所要事項を記載し、当該起案文書には当該課長が定める記号及び当該台帳、受付簿等の番号を付すことができる。

4　文書等の発信者名は、組合の機関の代表者名又は組合の機関名を用いるものとする。ただし、組合の機関内あての文書等又は軽易な文書等は、この限りでない。

2　起案文書の内容が他の課に関係がある場合は、当該起案文書を関係する課長その他必要な職員に合議しなければならない。この場合において、同一機関内にあっては、課長、消防局と消防署にわたるものにあっては、消防局は課長、消防署は消防署長を経て行うものとする。

2　前項の審査は、次に掲げる事項に留意して行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、第20条第1項の規定により通信回線等を利用して発送する電子文書については、当該電子文書に電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名を付し、又はこれに類する措置を講じなければならない。ただし、軽易な電子文書は、この限りでない。

2　前項の場合において、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと主管課長が認めるときは、当該記載をしないことができる。

2　文書等の発送に当たっては、その発送方法が文書等の重要度に応じた安全性及び確実性を備えていなければならない。

2　電子文書の電信回線等を利用した発送等について必要なことは、別に定める。

2　文書等のうち電磁的記録については、電磁的記録の脆弱性を考慮して、原則としてその内容を出力して紙に記録し、当該紙をファイリングシステムにより整理、保管及び保存する。

3　文書等の整理、保管及び保存は、課を単位として行う。

2　ファイルマネージャー又はファイリングリーダーは、課長が当該課の職員のうちから選任する。

3　ファイルマネージャーは、課長の命を受け、当該課における次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　ファイリングリーダーは、ファイルマネージャーを補佐し、当該課における次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　消防長は、前項の規定により提出されたファイル一覧データを基に、ファイル管理表及び閲覧用ファイル管理表(ファイル管理表の記載事項のうち草加八潮消防組合情報公開条例(平成28年条例第9号)第7条に規定する非公開情報に該当する部分を除いたものをいう。以下同じ。)を作成し、これを紙に出力しなければならない。

3　消防長は、前項の規定により作成したファイル管理表を速やかに課長に送付するものとする。

4　第2項に規定する閲覧用ファイル管理表は、文書検索資料として一般の閲覧に供するものとする。

2　保存期間の起算日は、第1種から第5種までの文書等にあっては当該文書等が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とし、第6種の文書等にあっては当該文書等を作成し、又は取得した日とする。

2　課長は、前項各号に該当しなくなった文書等(電磁的記録を除く。以下この条において同じ。)を、消防長に引き継ぐことができる。

3　前項に規定する保存文書の引継ぎは、次に掲げるとおり行われなければならない。

4　組合の機関の文書等で、第1項各号に該当しなくなったもののうち、第2項に規定する引継ぎを行わない文書等並びに本庁以外の文書等の保存は、次に掲げるとおり行わなければならない。

5　文書庫等に収蔵した保存文書等を閲覧しようとする者は、消防長の承認を受けなければならない。

2　主管課長は、前項の保管に当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

2　保存文書等の廃棄に当たっては、秘密の保持等に留意し、溶解等適切な方法で処分しなければならない。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成31年7月1日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。