○草加八潮消防組合公文例規程
平成28年3月31日
訓令第3号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書の書式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 例規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき、草加八潮消防組合議会(以下「議会」という。)の議決を経て制定し、管理者が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定に基づき、管理者が制定し、公布するもの
(2) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 議会の議決を経なければならない事件について、議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、管理者が議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(4) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 管理者その他執行機関の長が所属の機関又は職員に対し、職務執行上の基本的事項等について命令するもの
イ 通達 上級機関が下級機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 行政機関が、その権限に基づき、特定の個人又は団体法人又は下級機関等からの申請、願い出その他の求めに対して指示し、又は命令するもの
(5) 争訟文書 補正命令書、弁明書等提出要求書、弁明書、反論書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状準備書面等の訴訟に関する書面
(6) 契約文書 売買、交換、贈与、使用貸借、賃貸借、請負、委任状その他これらに類するもので相互に対立する2以上の当事者の意思の合致した内容を明らかにした文書
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し答えるもの
ウ 諮問 所管の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について同意を求めるもの
コ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
サ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について処置を勧め、又は促すもの
ス 伺 事務の処理について上司の意思決定を受けるもの
セ 復命 上司から命ぜられた任務の結果を報告するもの
ソ 回覧 職員相互に見せるもの
タ その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(3) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(4) 音読する言葉で意味の二様にとれるものはなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、原則として「である」体を用い、普通文書、賞状、表彰状、感謝状等にはなるべく「ます」体を用いること。
(2) 文章の表現は、なるべく平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現を避け、簡潔な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令その他これに準じるものの規定により縦書きと定められるもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めているもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第5条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
